Kai reikia pateikti dokumentus užsienio institucijoms – nesvarbu, ar tai būtų universitetas, darbo vieta, ar civilinės metrikacijos skyrius kitoje šalyje – anksčiau ar vėliau susiduriama su dviem sąvokomis, kurios daugeliui kelia painiavą: apostilė ir vertimas. Vieni mano, kad pakanka vieno, kiti bando padaryti abu iš karto ir supainioja eiliškumą, treti apskritai nežino, kur pradėti. Šiame straipsnyje pabandysiu paaiškinti, kaip tai veikia praktiškai, kokia yra logiška tvarka ir kodėl vertimo kokybė čia turi tiek pat reikšmės, kiek ir pats antspaudas.
Kas iš tikrųjų yra apostilė
Apostilė – tai specialus žymuo, patvirtinantis dokumento autentiškumą tarptautiniu lygiu. Ji buvo įvesta 1961 metų Hagos konvencija, kad būtų galima supaprastinti dokumentų legalizavimo procesą tarp šalių, kurios šią konvenciją pasirašė. Vietoj sudėtingos ir ilgos legalizacijos grandinės per ambasadas, tereikia gauti vieną antspaudą – apostilę – ir dokumentas tampa pripažįstamas visose konvencijos šalyse narėse.
Svarbu suprasti, kad apostilė netvirtina dokumento turinio teisingumo. Ji patvirtina tik tai, kad dokumentą išdavusi institucija ar pareigūnas turėjo teisę tai daryti, kad parašas ar antspaudas ant dokumento yra tikras. Lietuvoje apostiles daugiausia tvirtina notarai arba, priklausomai nuo dokumento tipo, kitos kompetentingos institucijos, pavyzdžiui, Teisingumo ministerija tam tikrais atvejais.
Dažna klaida – manyti, kad apostilė reikalinga absoliučiai visiems dokumentams, keliaujantiems į užsienį. Ne visai taip. Jei šalis, į kurią siunčiamas dokumentas, nėra Hagos konvencijos narė, apostilė ten tiesiog neveiks – prireiks visiško legalizavimo per ambasadą. O jei abi šalys yra Europos Sąjungos narės ir tarp jų galioja tam tikri dvišaliai susitarimai, apostilė kartais apskritai nebūtina.
Kodėl vien apostilės neužtenka
Čia ir prasideda ta dalis, dėl kurios žmonės dažniausiai kreipiasi į vertimo biurus ar portalus. Apostilė patvirtina dokumento tikrumą, bet ji nepaverčia dokumento suprantamu kitos šalies kalba. Jei jūsų gimimo liudijimas yra lietuvių kalba su apostile, ispanų institucijai jis vis tiek liks nesuprantamas popierius, kol nebus išverstas į ispanų kalbą.
Tad praktiškai dažniausiai reikia dviejų dalykų kartu: apostilės ant originalo (arba jo kopijos) ir profesionalaus vertimo, kuris kartais taip pat turi būti patvirtintas notaro arba prisiekusio vertėjo parašu. Kai kuriose šalyse reikalaujama, kad vertimas būtų atliktas jau po apostilės uždėjimo, kitur – priešingai, verčiamas dokumentas be apostilės, o pati apostilė uždedama ant vertėjo patvirtinimo. Tvarka priklauso nuo konkrečios šalies reikalavimų, todėl visada verta pasitikslinti instituciją, kuriai dokumentas bus teikiamas.
Kuri tvarka teisinga: pirma verčiam, ar pirma apostilinam?
Šis klausimas kyla beveik kiekvienam, kas pirmą kartą susiduria su šia procedūra. Universalaus atsakymo nėra, nes viskas priklauso nuo priimančios šalies reikalavimų, tačiau galima išskirti kelis dažniausiai pasitaikančius scenarijus.
Pirmas variantas – apostilinamas originalas, o vėliau verčiamas jau kartu su apostile. Tokiu atveju vertėjas verčia ne tik patį dokumentą, bet ir apostilės tekstą, kuris paprastai yra standartizuotas ir daugiakalbis, tačiau vis tiek reikalauja tikslaus perkėlimo į tikslinę kalbą.
Antras variantas – dokumentas verčiamas pirmiausia, o tada notaras tvirtina vertėjo parašo tikrumą, ir tik po to ant šio tvirtinimo uždedama apostilė. Šis būdas dažnai naudojamas, kai priimančiai šaliai svarbiau, kad būtų patvirtintas būtent vertimo autentiškumas, o ne originalaus dokumento.
Praktinis patarimas – prieš pradedant bet kokį procesą, pasiteirauti tiesiai institucijos, kuriai dokumentas bus pateikiamas. Kartais net ta pati šalis skirtingoms institucijoms (pavyzdžiui, universitetui ir darbo biržai) gali turėti skirtingus reikalavimus. Geriau praleisti penkias minutes rašant laišką ar skambinant, nei sugaišti savaites perdarinėjant jau atliktą darbą.
Kokie dokumentai dažniausiai keliauja su apostile
Praktikoje dažniausiai apostilės ir vertimo pora reikalinga šiems dokumentams:
- Gimimo, santuokos, mirties liudijimai
- Diplomai, atestatai, akademinės pažymos
- Teismo sprendimai ir nuosprendžiai
- Nekilnojamojo turto dokumentai
- Įmonių registracijos pažymos ir įstatai
- Nesusituokusio asmens pažymos
- Notariniai įgaliojimai
Kiekvienas iš šių dokumentų turi savo specifiką verčiant. Pavyzdžiui, teisiniai dokumentai reikalauja itin tikslios terminologijos, o klaida vertime gali reikšti, kad dokumentas bus atmestas priimančios institucijos, nepaisant to, kad apostilė buvo tvarkinga. Būtent todėl verčiant tokio pobūdžio dokumentus, verta rinktis vertėjus, turinčius patirties būtent su oficialiais, teisiniais tekstais, o ne bendro pobūdžio vertimo paslaugas.
Automatinis vertimas ir oficialūs dokumentai – kur riba
Šis klausimas kyla neišvengiamai, nes vis daugiau žmonių naudojasi automatinio vertimo įrankiais kasdieniams tekstams, laiškams, net verslo susirašinėjimui. Tačiau kai kalbama apie dokumentus su apostile, situacija kitokia.
Automatinis vertimas gali puikiai pasitarnauti kaip pirmas žingsnis – suprasti, apie ką dokumentas, patikrinti bendrą prasmę, pasiruošti klausimus vertėjui ar net pasitikrinti, ar jau gautas vertimas skamba logiškai. Tačiau oficialiam, teisiškai galiojančiam vertimui, kuris bus teikiamas institucijoms, automatinio vertimo nepakanka – ir ne todėl, kad technologijos blogos, o todėl, kad daugelis šalių tiesiog reikalauja, jog vertimą atliktų prisiekęs arba sertifikuotas vertėjas, kurio parašas gali būti patvirtintas notariškai.
Kita vertus, automatinio vertimo įrankiai šiais laikais pasiekė tokį lygį, kad puikiai tinka pirminiam supratimui ir dokumento juodraščio paruošimui prieš perduodant jį profesionaliam vertėjui. Tai sutaupo laiko abiem pusėms – vertėjas gauna jau suprantamą tekstą ir gali sutelkti dėmesį į tikslumą bei terminologiją, o ne gaišti laiką aiškindamasis bendrą kontekstą.
Dažniausios klaidos, kurių verta vengti
Per metus tenka matyti panašias klaidas, kartojasi jos nuolat, todėl verta jas išsivardinti atskirai.
Pirma klaida – dokumentas verčiamas prieš gaunant apostilę, kai reikalaujama priešingai. Tada tenka viską daryti iš naujo, nes vertimas, atliktas be apostilės teksto, dažnai netinka.
Antra klaida – pasirenkamas pigiausias vertėjas be atitinkamos kvalifikacijos. Oficialiems dokumentams dažnai reikalingas prisiekusio vertėjo statusas arba bent jau vertėjo, kurio parašą gali patvirtinti notaras. Jei vertėjas neturi tokio statuso, net puikiai atliktas vertimas gali būti nepriimtas.
Trečia klaida – neatsižvelgiama į priimančios šalies specifinius reikalavimus dėl formato. Kai kurios institucijos reikalauja, kad vertimas būtų susegtas su originalo kopija ir apostile į vieną dokumentų rinkinį, kitos priima atskirus lapus. Nežinant šito iš anksto, galima gauti dokumentą atgal su prašymu viską perdaryti.
Ketvirta klaida – pamirštama, kad apostilė turi galiojimo terminą kai kuriose situacijose, ypač kai kalbama apie pažymas, kurios savaime yra laikinos (pavyzdžiui, nesusituokusio asmens pažyma). Jei procesas užsitęsia, gali tekti iš naujo tvarkytis visą apostilės procedūrą.
Vietoj išvadų: kaip išgyventi biurokratijos labirintą be nervų
Jei reikėtų viską sutraukti į vieną patarimą, jis skambėtų taip – prieš pradedant bet ką, susiaurink klausimą iki konkrečios institucijos ir konkrečios šalies. Bendri patarimai internete gali suklaidinti, nes taisyklės tarp šalių ir net tarp skirtingų institucijų toje pačioje šalyje skiriasi.
Antras dalykas, kurį verta įsiminti – apostilė ir vertimas yra du atskiri, bet glaudžiai susiję procesai, ir jų eiliškumas nėra formalumas, o dažnai lemiamas faktorius, ar dokumentas bus priimtas iš karto, ar teks viską kartoti. Geriausia praktika – pirmiausia išsiaiškinti reikalavimus, tada tvarkytis apostilę, o vertimą patikėti žmogui, turinčiam atitinkamą kvalifikaciją, net jei tai reiškia šiek tiek didesnes išlaidas.
Automatinio vertimo įrankiai šiame procese gali būti puikus pagalbininkas pradiniame etape – suprasti tekstą, pasiruošti klausimus, patikrinti bendrą logiką, tačiau galutinis, oficialus variantas visada turėtų būti profesionalaus vertėjo rankose. Tai ne technologijos trūkumas, o tiesiog teisinės sistemos reikalavimas, kurio apeiti nepavyks, kad ir kaip gerai veiktų algoritmas.
Ir galiausiai – palikite sau laiko atsargos. Biurokratiniai procesai retai vyksta taip greitai, kaip norėtųsi, o kai reikia derinti apostilę, vertimą ir dar galbūt notarinį patvirtinimą, savaitė gali virsti mėnesiu, jei kur nors įsivels klaida. Geriau pradėti anksčiau, nei vėliau skubėti su terminais.
